Hvornår kan en ordregiver ikke annullere et udbud?

Ordregiver har som udgangspunkt ikke pligt til at acceptere et af de indkomne tilbud i forbindelse med et udbud, men kan i stedet vælge at annullere udbuddet. Alligevel fandt Klagenævnet for Udbud for nylig, at ordregivers annullering af et udbud var ulovlig. Hvorfor beslutningen var ulovlig, kan du få svar på i dette indlæg.

Sagens omstændigheder

I sagen for Klagenævnet havde Region Hovedstaden og Region Midtjylland udbudt en rammeaftale om arbejdsbeklædning til akutberedskabet efter udbudsloven. Ved fristen for afgivelse af tilbud havde regionerne modtaget tilbud fra fire tilbudsgivere, hvoraf tilbuddene fra Dansk Uniform og Hoffmann Firmatøj A/S blev vurderet konditionsmæssige.

Region Hovedstaden meddelte herefter, at Hoffmann Firmatøj A/S havde afgivet det mest fordelagtige tilbud og tildelte derfor aftalen til Hoffmann Firmatøj A/S.

Dansk Uniform rettede derefter henvendelse til regionerne og gjorde gældende, at tilbuddet fra Hoffmann Firmatøj A/S var ukonditionsmæssigt, og at der i øvrigt var fejl i evalueringen af tilbuddene. Regionerne anerkendte, at Dansk Uniform skulle have haft flere point ved tildelingen, men regionerne fastholdt senere ved tildelingsbeslutningen at tildele aftalen til Hoffmann Firmatøj A/S.

Få dage efter tildelingsbeslutningen annullerede regionerne tildelingen af aftalen med den begrundelse, at der var fundet fejl i udbudsmaterialet, og oplyste samtidig, at der ville gennemføres en ny udbudsproces. Efter annulleringen af tildelingen af aftalen indgik Region Midtjylland aftale direkte med Hoffmann Firmatøj A/S uden offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse, jf. udbudslovens § 80, stk. 5. Dansk Uniform klagede herefter over både aflysningen af udbuddet og den efterfølgende tildeling af kontrakten til Hoffmann Firmatøj A/S. Sidstnævnte behandles dog ikke i denne nyhed.

Klagenævnet for Udbuds kendelse

Klagenævnet udtalte indledningsvist, at ordregiver efter udbudsreglerne ikke er underlagt en kontraheringspligt. Det følger dog af udbudsloven, at en ordregiver ved annullation af et udbud skal angive en begrundelse for, hvorfor udbuddet blev annulleret.

I den konkrete sag havde regionerne først begrundet annullationen af udbuddet med, at der var ”fejl i udbudsmaterialet”. I en efterfølgende uddybende begrundelse anførte regionerne, at regionerne ”ikke havde kunne opnå den forventede kvalitet på den tilbudte beklædning.”

Under sagen for Klagenævnet ændrede regionen begrundelsen til, at der havde vist sig et behov for at stille krav om ”overholdelse af brancheorganisationens krav”, selvom regionerne tidligere havde annulleret et udbud med det anførte krav, fordi der alene var modtaget ét tilbud, som var meget dyrere end forventet.

Klagenævnet udtalte, at ordregiver i forbindelse med annulleringen af et udbud selvsagt skal angive den reelle begrundelse.

Henset til den tidsmæssige sammenhæng mellem Dansk Uniforms henvendelse til regionen omkring det påståede ukonditionsmæssige tilbud, regionens annullation af udbuddet og efterfølgende aftale med Hoffmann Firmatøj A/S, fandt klagenævnet, at annullationen reelt var begrundet i, at det vindende tilbud var ukonditionsmæssigt. Ordregiver havde dermed ikke tilkendegivet den reelle begrundelse for annullation af tilbuddet, hvilket var i strid med ligebehandlingsprincippet og gennemsigtighedsprincippet. Klagenævnet annullerede derfor beslutningen om at annullere udbuddet.

Focus Advokater bemærker

Klagenævnets kendelse understreger den faste praksis om, at en ordregiver skal anføre en begrundelse for annullationen af et udbud, og at denne også skal være den reelle begrundelse, jf. også klagenævnets kendelse af 16.2.2011, Dansk Glas A/S mod Christian Sogns Menighedsråd.

Yderligere skal annullationen være saglig og ikke i strid med ligebehandlingsprincippet.

En ordregiver skal derfor være påpasselig med angivelsen af begrundelsen for annullationen af udbuddet. Begrundelsen skal både være saglig og bestemmende for ordregivers beslutning. Hvis annullationen af udbuddet ikke er tilstrækkeligt begrundet eller begrundet i den reelle årsag til annullationen, kan der være en risiko/mulighed for, at annullationen af udbuddet annulleres.

Læs kendelsen her.

Hvordan kan Focus Advokater hjælpe?

Focus Advokater har en høj specialiseret viden og stor erfaring med rådgivning inden for udbudsret. Focus Advokater kan blandt andet bistå med rådgivning, hvis du som ordregiver har behov for at annullere et tilbud. Har du spørgsmål, eller har du som ordregiver eller tilbudsgiver brug for rådgivning, er du velkommen til at kontakte Focus Advokater ved partner Karina Dolmer Andersen.